Cómo importar a tu CRM los leads de una encuesta desde un CSV

De las respuestas de la encuesta a los registros del CRM

Hiciste una encuesta de leads en un stand, una charla o un webinar, y la gente te dijo qué quiere ahora. Las partes anteriores cubren cómo captar leads en un congreso, qué preguntar y la versión para webinars. Esta cubre lo que viene después del evento: convertir esas respuestas en contactos limpios en el CRM, cada uno con el siguiente paso que pidió la persona. Usa un archivo CSV, no necesita código y funciona con cualquier CRM que importe CSV, como HubSpot, Salesforce y Pipedrive.

Descarga el CSV

La exportación a CSV es parte de Pro, y la encuesta tiene que estar en una cuenta con la que hayas entrado. Si la creaste antes de entrar, primero asóciala a tu cuenta con su enlace de administrador. Después abre el panel de la encuesta y usa Exportar CSV. Recibes un solo archivo con todas las respuestas.

El archivo tiene una fila por respuesta. Las dos primeras columnas son Response ID y Submitted At, y después viene una columna por pregunta, con su número y su texto como encabezado. Para la encuesta de la guía de congresos, con respuestas inventadas, se ve así:

Response ID	Submitted At	Q3: ¿Qué hacemos ahora?	Q4: Tu correo electrónico	Q5: Teléfono (solo si pediste una llamada)
4f1c9a02-...	2026-10-14T15:02:11.482Z	Llámame para conversarlo	Dana.Reyes@Example.com	'+1 312 555 0147
b7e2d3c8-...	2026-10-14T15:04:40.017Z	Mándame las diapositivas por correo	sam.okafor@example.org
09aa61f5-...	2026-10-14T15:09:05.930Z	Llámame para conversarlo	priya@example.co	(312) 555-0199

Las otras preguntas (perfil, plazo, mejor horario para llamar) también tienen su columna. Una pregunta opcional que alguien saltó es una celda vacía, y la Z de cada fecha y hora significa UTC.

Limpia el archivo en una hoja de cálculo

Una respuesta de texto libre es exactamente lo que la persona escribió. Abre el archivo en Excel, Google Sheets o Numbers, guarda una copia para conservar el original y trabaja sobre la copia en este orden.

Quita los espacios sobrantes. La gente pone espacios antes y después de una dirección sin darse cuenta, como en el primer correo de arriba. Casi todas las hojas de cálculo tienen una función ESPACIOS (TRIM en inglés); ponla en una columna nueva y pega los resultados de vuelta como valores.
Quita el apóstrofo del inicio. Cualquier respuesta que empiece con =, +, - o @ se exporta con un apóstrofo delante, así que +1 312 555 0147 queda como '+1 312 555 0147. Está ahí por seguridad: una hoja de cálculo trata una celda que empieza con uno de esos caracteres como fórmula, y sin el apóstrofo un desconocido podría escribir en tu encuesta una fórmula que se ejecuta cuando abres el archivo. Las hojas de cálculo esconden el apóstrofo, pero la importación a un CRM lo conserva. La forma segura de quitarlo es abrir el CSV final en un editor de texto plano y reemplazar '+ por +.
Unifica los teléfonos. Elige un formato y pásalo todo a ese formato. Un formato internacional que empiece con + y el código de país, como +1 312 555 0199, sirve a equipos que llaman a otros países. Cuidado con que la hoja de cálculo se coma el + o convierta un número largo en notación científica; ayuda poner la columna de teléfono en formato de texto antes de editar.
Unifica los correos. Pasa todas las direcciones a minúsculas y corrige los errores obvios, como gmial.com o una @ que falta. Si no puedes saber qué quiso poner alguien, déjalo fuera en vez de adivinar.
Quita los vacíos y los falsos obvios. Borra las filas sin ninguna forma de contactar a la persona, y respuestas como test@test.com o un teléfono todo en ceros.
Quita los duplicados. Ordena por correo y busca a quien haya respondido dos veces. Quédate con la fila más reciente según Submitted At, porque quien primero pidió las diapositivas y después pidió una llamada cambió de idea, y la respuesta más reciente es la que cuenta.

Separa las filas según lo que pidió cada quien

Filtra por la columna "¿Qué hacemos ahora?" y arma un archivo por respuesta.

Llámame. Estos son tus leads. Entran al CRM como leads o contactos asignados a ventas.
Mándame las diapositivas. Manda las diapositivas. Si esta gente debe estar en tu CRM o no depende de las reglas de tu empresa, y no debería terminar en una lista de marketing por haber querido una presentación.
Nada por ahora. No importes esas filas. Te pidieron que no hicieras seguimiento.

Asigna las columnas a campos del CRM

Decide adónde va cada columna antes de empezar la importación. Crea primero en tu CRM los campos personalizados que necesites, para que aparezcan en el paso de asignación.

Columna del CSV	Campo del CRM
Q4: Tu correo electrónico	Correo electrónico
Q5: Teléfono (solo si pediste una llamada)	Teléfono
Q2: ¿Cuándo piensas hacer un cambio?	Un campo personalizado "Plazo", o una nota
Q3: ¿Qué hacemos ahora?	Un campo personalizado "Seguimiento pedido", o una nota
Una columna que agregas tú, con el nombre del evento	Origen del lead
Response ID	Un campo personalizado "ID de respuesta de la encuesta"

El Response ID identifica la respuesta, no a la persona, porque rifts.to no guarda nombre ni cuenta con una respuesta. Si responde más gente después de tu primera importación, vuelve a exportar y quita todos los Response ID que ya importaste, para que entren solo las filas nuevas.

Algunos CRM exigen un nombre o una empresa en cada lead. Si el tuyo lo exige y tu encuesta no lo preguntó, agrega una pregunta "Tu nombre y empresa" en la próxima.

Haz primero una importación de prueba

Casi todos los CRM tienen una opción de importar contactos o leads. Subes el CSV, emparejas cada columna con un campo y eliges qué pasa cuando ya existe un registro con el mismo correo: actualizarlo, saltarlo o crear uno nuevo. Sigue la guía de importación de tu CRM para los pasos exactos.

Empieza con tres o cuatro filas. Abre cada registro importado y revisa que el teléfono no tenga apóstrofo, que los campos personalizados y el origen del lead estén llenos, y que cualquier contacto que ya existía se haya tratado como querías. Después importa el resto.

Revisa el consentimiento antes de importar

La respuesta a "¿Qué hacemos ahora?" está en la misma fila que los datos de contacto, así que cada registro lleva lo que la persona aceptó. Impórtala junto con el contacto para que ventas la vea. Di en la encuesta qué vas a hacer con los datos de la gente, y haz solo eso. Las reglas sobre correos de marketing, llamadas de venta y mensajes de texto cambian según el país, y el RGPD de la UE y las reglas de Estados Unidos sobre llamadas y mensajes son dos ejemplos, así que consulta con quien se encargue del cumplimiento normativo en tu empresa antes de que una lista entre a un CRM.

Cuando un CSV ya no alcanza

Un CSV sirve para un evento suelto. Si haces eventos seguido, o quieres los leads en el CRM mientras el evento todavía está en curso, Pro tiene otras dos formas de leer las mismas respuestas. El conector MCP deja que Claude arme la encuesta por ti, te diga cómo va y convierta una exportación adjunta en una lista de llamadas, sin código. La API de rifts.to deja que un script lea las respuestas y se las pase a la API de tu CRM.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exportar en el plan gratis?

No. En el plan gratis puedes leer todas las respuestas desde el enlace de administrador, y juntar respuestas no tiene límite de participantes. Descargar todas las respuestas en CSV es parte de Pro.

¿La exportación trae el nombre de quien respondió?

Solo si tu encuesta lo preguntó. Una respuesta lleva sus respuestas, un id aleatorio y la hora en que se envió, y nada más. Mira qué significa realmente "anónimo".

¿Cómo evito importar dos veces a la misma persona?

Quita los duplicados por correo en la hoja de cálculo, elige actualizar o saltar los registros existentes durante la importación, y guarda el Response ID en el CRM para poder filtrar contra él una exportación posterior.

La lista solo es tan larga como la cantidad de gente que respondió

Una importación cuidadosa no puede sumar a quien nunca escaneó el código.

Pídelo en voz alta. Señala el código QR y di para qué es: "Escanea esto para recibir las diapositivas o agendar una llamada".
Da una sola razón. La gente responde cuando se lleva algo: las diapositivas, una grabación, una llamada corta con alguien que sabe del tema.
Pon el código donde la gente tiene tiempo. La última diapositiva durante las preguntas del público, un cartel a la altura de los ojos en el stand, el chat del webinar. Imprime el enlace debajo del código para quien esté en una laptop. Comparte una encuesta por enlace o código QR cubre las dos cosas.
Vuelve a mandarlo. Pon el enlace en el correo de seguimiento a la mañana siguiente. Cómo hacer una encuesta post-evento (y que de verdad respondan) explica cuándo mandarlo.