Cómo captar leads en un congreso con una encuesta con código QR

Lo que una encuesta suma al escaneo de credenciales y las tarjetas

Casi todo lo que se junta en un congreso te dice quién es alguien y nada sobre lo que quiere. Escanear una credencial te da nombre, empresa y cargo. Una tarjeta de presentación en una pecera te da menos. Ninguna de las dos te dice si esa persona quiere una demo la semana que viene o solo quería el bolígrafo de regalo, así que todos los nombres reciben el mismo correo de seguimiento y el equipo de ventas recorre la lista en el orden en que llegó.

Una encuesta corta en un código QR hace la pregunta que el escaneo no puede hacer: ¿qué quieres que hagamos ahora? Quienes responden "llámame" te dicen a quién llamar primero, a qué número y a qué hora. Quienes responden "solo mándame las diapositivas" reciben las diapositivas y nada más. Terminas el evento con una lista ordenada por interés, con las palabras de cada asistente.

Dónde poner el código QR

• En la última diapositiva de tu charla. Déjala puesta durante las preguntas del público. Es cuando la sala está más interesada y tiene el celular en la mano.
• En tu stand. Un cartel impreso o un tarjetón de mesa a la altura de los ojos, con una línea que diga qué se lleva la gente: "Escanea para recibir las diapositivas o agendar una llamada".
• En el correo después del evento. El mismo enlace funciona en el seguimiento que mandas a quienes asistieron. Quien no vio el código ese día todavía puede levantar la mano.

La gente escanea con la cámara del celular y responden en el navegador. No hay que instalar ninguna app ni crear una cuenta, y eso pesa en un pasillo lleno entre una sesión y otra. La última sección de abajo explica cómo lograr que la gente de verdad lo escanee.

Qué preguntar

Cinco o seis preguntas es el techo. Cada una tiene que servir para clasificar el lead o para decirte cómo contactar a esa persona. Una encuesta para una charla sobre un producto de software podría verse así:

1. ¿Qué te describe mejor? Opción múltiple: estoy evaluando herramientas para mi equipo, ya uso algo parecido, vine por la charla.
2. ¿Cuándo piensas hacer un cambio? Opción múltiple: este trimestre, este año, todavía no tengo planes.
3. ¿Qué hacemos ahora? Opción múltiple: mándame las diapositivas por correo, llámame para conversarlo, nada por ahora.
4. Tu correo electrónico. Texto libre.
5. Tu teléfono. Texto libre.
6. Mejor horario para llamarte. Opción múltiple: mañana, tarde, cualquiera.

Las dos primeras preguntas hacen la calificación que alguien de ventas haría en la primera llamada. La tercera es la que más importa: es el asistente diciéndote, por escrito, qué tipo de seguimiento aceptó. En tipos de pregunta ves cómo funciona cada tipo.

No obligues a todo el mundo a darte su teléfono

En el plan gratis todas las preguntas son obligatorias. Para pedir opiniones no hay problema, pero un teléfono obligatorio espanta a quienes solo querían las diapositivas. Hay dos formas de resolverlo.

Usa dos encuestas. Deja las opiniones sobre la sesión en una encuesta y pon la solicitud de seguimiento en otra, con su propio código QR: "¿Quieres las diapositivas o una llamada? Escanea aquí". Quien escanea ese segundo código está pidiendo que le contactes, así que todas sus preguntas pueden ser obligatorias. Pregunta "¿Qué hacemos ahora?" y después una sola pregunta de texto libre que cargue con el resto: "Tu correo o teléfono, y el mejor horario para llamarte". El panel muestra las respuestas de cada pregunta por separado, así que lo que necesites leer junto tiene que ir en una sola respuesta. Esto funciona en el plan gratis.

Usa reglas de respuesta. Con Pro, una pregunta puede ser opcional, u obligatoria solo cuando una respuesta anterior de opción múltiple coincide. Haz que el correo sea obligatorio cuando alguien elige "mándame las diapositivas" o "llámame", y que el teléfono y el horario lo sean solo para "llámame". Todo el mundo sigue viendo todas las preguntas, porque las reglas deciden qué hay que contestar, no qué aparece. Por eso dilo en la pregunta misma: "Teléfono (solo si pediste una llamada)".

Mantén las opiniones anónimas y los datos de contacto aparte

rifts.to guarda cada respuesta sin nombre, correo ni cuenta, así que las opiniones sobre la sesión son anónimas de entrada. Un correo o un teléfono escrito en una respuesta cambia eso: ahora forma parte de la respuesta, y cualquiera que lea los resultados puede ver de quién es. El artículo de ayuda sobre qué significa realmente "anónimo" lo explica en detalle.

Así que no agregues preguntas de contacto a la encuesta donde pides que califiquen tu charla con honestidad. Alguien que quiere una llamada y también sintió que la demo se alargó no debería tener que elegir entre las dos cosas. Haz la encuesta de opiniones por separado, y deja la encuesta de leads solo con preguntas de ventas, ya sea como segunda encuesta en el plan gratis o como una sola encuesta con reglas de respuesta en Pro.

Pide permiso con palabras simples

Di qué vas a hacer con los datos, ahí mismo en la pregunta: "Te mandamos las diapositivas y un solo correo de seguimiento. Nada de listas de correo." o "Alguien de nuestro equipo te llama una vez." La gente da un teléfono real con más ganas cuando sabe para qué se va a usar.

La respuesta a "¿Qué hacemos ahora?" queda en la misma respuesta que el correo o el teléfono, así que tus registros muestran qué pidió cada persona. Eso ayuda cuando alguien de ventas toma el lead una semana después. No reemplaza conocer las reglas de donde vendes: los requisitos de consentimiento para correos de marketing, llamadas de venta y mensajes de texto cambian según el país, y el RGPD de la UE y las reglas de Estados Unidos sobre llamadas y mensajes de venta son dos ejemplos comunes. Consulta con quien se encargue del cumplimiento normativo en tu empresa antes de importar la lista, y no agregues a una lista de marketing a quienes solo pidieron las diapositivas.

Cómo llevar los leads a tu CRM

Durante el evento, deja los resultados abiertos en un celular o una laptop en el stand. Las respuestas aparecen a medida que llegan: el conteo de "llámame" sube y los datos de contacto más nuevos salen arriba de la lista de texto libre, así que quien atiende el stand puede hablar con alguien antes de que se vaya.

Después del evento, Pro te deja descargar todas las respuestas en un archivo CSV, con una fila por persona y una columna por pregunta. Es la única vista que mantiene juntas las respuestas de cada persona, que es justo lo que necesita un CRM. La mayoría de los CRM, como HubSpot, Salesforce y Pipedrive, importan un CSV directamente: asigna la columna del correo al campo de correo, la del teléfono al de teléfono, y las respuestas de plazo y siguiente paso a campos o notas. Antes de importar:

• Limpia las respuestas de texto libre. Son lo que la gente escribió, con o sin código de país, con espacios y con errores. Corrige lo que puedas y descarta lo que sea claramente falso.
• Quita el apóstrofo de los teléfonos que empiezan con +. La exportación agrega un apóstrofo al inicio de cualquier respuesta que empiece con =, +, - o @, para que una hoja de cálculo no la tome como fórmula. La hoja de cálculo lo esconde; la importación a un CRM lo conserva, a menos que lo quites.
• Separa la lista según el siguiente paso. Importa las respuestas "llámame" como leads para ventas, y las de "mándame las diapositivas" como una lista aparte que recibe las diapositivas y nada más.

Para compartir los leads con alguien del equipo sin reenviar una hoja de cálculo, invita a esa persona a colaborar en la encuesta, algo que también es parte de Pro.

Automatiza el traspaso con la API o con Claude

Un CSV alcanza para un evento. Si tu equipo pone un stand cada mes, Pro incluye dos formas de saltarte la descarga y pasar los leads a tu CRM automáticamente.

La API de rifts.to devuelve las preguntas de una encuesta y todas sus respuestas en JSON, autenticada con un token que sacas de la configuración de tu cuenta. Un script corto puede leer la encuesta cada pocos minutos durante el evento, sacar las respuestas "llámame" y crear un lead en tu CRM por cada una, para que alguien de ventas en la oficina pueda llamar a una persona que todavía está en el recinto.

El conector MCP de rifts.to hace lo mismo a través de Claude, sin código. Lo conectas una vez y puedes pedirle a Claude que arme la encuesta de leads a partir de una descripción, y después del evento, que te liste a quienes pidieron una llamada con su teléfono y su plazo. Si tu CRM también está conectado a Claude, puedes pedirle que agregue a esas personas como contactos y revisar lo que agrega.

Los dos leen las mismas respuestas que ves en el panel, y los dos son parte de Pro.

Haz el seguimiento mientras todavía se acuerdan de ti

Llama a los leads de "llámame" en uno o dos días, mientras todavía se acuerdan de tu charla o de tu stand. Empieza por lo que te dijeron: "Comentaste que estás viendo esto para el próximo trimestre". Demuestra que leíste su respuesta, y te ahorra las preguntas de calificación que ya contestaron. El grupo de "mándame las diapositivas" recibe exactamente eso, y un seguimiento corto como mucho.

Una encuesta gratis recibe respuestas durante 7 días desde que la creas, lo que cubre un congreso y la semana siguiente. Si quieres que el mismo código QR siga funcionando en tu próximo evento, mira los 7 días gratis. Para la parte de opiniones del mismo evento, mira cómo encuestar a los asistentes de una conferencia en tiempo real.

Preguntas frecuentes

¿Los asistentes necesitan una app o una cuenta?

No. Escanean el código QR con la cámara del celular y responden en el navegador.

¿Captar leads es gratis?

Juntar las respuestas es gratis, sin límite de cuántas personas respondan, y puedes leer todas las respuestas desde tu enlace de administrador. La exportación a CSV, las preguntas opcionales y las reglas de respuesta, los colaboradores, la API y el conector MCP son parte de Pro.

¿Puedo pedir teléfonos además de correos?

Sí. Usa una pregunta de texto libre para cada uno. Una respuesta de texto libre es exactamente lo que la persona escribió, así que limpia los números antes de importarlos.

¿Esto reemplaza al escáner de credenciales?

Funciona junto con él. El escaneo te dice quién pasó por el stand; la encuesta te dice qué quiere después. Escanea a todo el que pase, y manda al código QR a quienes valen una conversación de verdad.

Cómo lograr que de verdad lo escaneen

Un código QR en una diapositiva no junta nada por sí solo. Pídelo en voz alta, y haz que sea fácil responder.

• Da una razón en una frase. "Escanea esto para recibir las diapositivas, y marca la casilla si quieres una llamada" hace que saquen el celular. Un código sin explicación parece tarea.
• Déjalo en pantalla mientras respondes preguntas. La ronda de preguntas es el tramo más largo de una charla en el que la diapositiva no tiene que cambiar, y la sala todavía está prestando atención.
• Pon el enlace debajo del código. Habrá gente con laptop, y algunos celulares no enfocan desde la última fila. Prueba el código desde el fondo de la sala antes de empezar.
• Atiende el stand con los resultados abiertos. Cuando alguien responde "llámame" parado frente a tu mesa, la conversación puede empezar ahí mismo.
• Vuelve a mandar el enlace a la mañana siguiente. Inclúyelo en el correo posterior al evento para quien no lo vio. Cómo hacer una encuesta post-evento (y que de verdad respondan) explica cuándo mandarlo.