So importierst du Umfrage-Leads per CSV in dein CRM

Von Umfrageantworten zu CRM-Datensätzen

Du hast am Stand, bei einem Vortrag oder in einem Webinar eine Lead-Umfrage laufen lassen, und die Leute haben dir gesagt, was sie als Nächstes wollen. Frühere Beiträge behandeln Konferenz-Leads sammeln, was du fragen solltest und die Webinar-Variante. Hier geht es um den Teil nach der Veranstaltung: Aus diesen Antworten werden saubere CRM-Kontakte, jeder mit dem nächsten Schritt, um den die Person gebeten hat. Das läuft über eine CSV-Datei, braucht keinen Code und klappt mit jedem CRM, das CSV importiert, darunter HubSpot, Salesforce und Pipedrive.

Die CSV herunterladen

CSV-Export gehört zu Pro, und die Umfrage muss in einem Konto liegen, mit dem du angemeldet bist. Hast du sie vor der Anmeldung erstellt, ordne sie zuerst mit ihrem Admin-Link deinem Konto zu. Öffne dann das Dashboard der Umfrage und klick auf CSV exportieren. Du bekommst eine Datei mit allen Antworten.

Die Datei hat eine Zeile pro Antwort. Die ersten beiden Spalten sind Response ID und Submitted At, danach folgt eine Spalte pro Frage, überschrieben mit Nummer und Fragetext. Für die Umfrage aus dem Konferenz-Leitfaden sieht das mit erfundenen Antworten so aus:

Response ID	Submitted At	Q3: Was sollen wir als Nächstes tun?	Q4: Deine E-Mail-Adresse	Q5: Telefonnummer (nur, wenn du einen Anruf möchtest)
4f1c9a02-...	2026-10-14T15:02:11.482Z	Bitte anrufen und durchsprechen	Dana.Reyes@Example.com	'+1 312 555 0147
b7e2d3c8-...	2026-10-14T15:04:40.017Z	Folien per Mail schicken	sam.okafor@example.org
09aa61f5-...	2026-10-14T15:09:05.930Z	Bitte anrufen und durchsprechen	priya@example.co	(312) 555-0199

Die übrigen Fragen (Rolle, Zeitplan, beste Zeit für einen Anruf) bekommen ebenfalls Spalten. Eine übersprungene optionale Frage ist eine leere Zelle, und das Z am Ende jedes Zeitstempels steht für UTC.

Die Datei in einer Tabellenkalkulation bereinigen

Eine Freitextantwort ist genau das, was die Person getippt hat. Öffne die Datei in Excel, Google Sheets oder Numbers, speicher eine Kopie, damit das Original erhalten bleibt, und arbeite die Kopie in dieser Reihenfolge durch.

Leerzeichen entfernen. Leute setzen unbemerkt Leerzeichen vor und hinter eine Adresse, wie bei der ersten E-Mail oben. Die meisten Tabellenprogramme haben dafür eine Funktion, auf Deutsch meist GLÄTTEN (englisch TRIM). Setz sie in eine neue Spalte und füg die Ergebnisse als Werte wieder ein.
Den führenden Apostroph entfernen. Jede Antwort, die mit =, +, - oder @ beginnt, wird mit einem Apostroph davor exportiert, aus +1 312 555 0147 wird also '+1 312 555 0147. Das dient der Sicherheit: Eine Tabellenkalkulation behandelt eine Zelle, die mit einem dieser Zeichen beginnt, als Formel, und ohne den Apostroph könnten Fremde eine Formel in deine Umfrage tippen, die beim Öffnen der Datei ausgeführt wird. Tabellenprogramme blenden den Apostroph aus, ein CRM-Import behält ihn. Am zuverlässigsten öffnest du die fertige CSV in einem einfachen Texteditor und ersetzt '+ durch +.
Telefonnummern vereinheitlichen. Leg dich auf ein Format fest und bring alles in dieses Format. Ein internationales Format mit + und Ländervorwahl, etwa +1 312 555 0199, eignet sich für Teams, die über Ländergrenzen hinweg anrufen. Achte darauf, dass die Tabelle das + nicht verschluckt oder eine lange Nummer in wissenschaftliche Schreibweise verwandelt. Es hilft, die Telefonspalte vor dem Bearbeiten als reinen Text zu formatieren.
E-Mail-Adressen vereinheitlichen. Schreib jede Adresse klein und korrigier offensichtliche Tippfehler wie gmial.com oder ein fehlendes @. Wenn du nicht erkennen kannst, was jemand gemeint hat, lass die Person lieber weg, statt zu raten.
Leere und offensichtlich falsche Einträge entfernen. Lösch Zeilen, über die du niemanden erreichen kannst, und Antworten wie test@test.com oder eine Telefonnummer aus lauter Nullen.
Doppelte Einträge entfernen. Sortier nach E-Mail und such nach Leuten, die zweimal geantwortet haben. Behalte laut Submitted At die spätere Zeile: Wer zuerst die Folien wollte und später einen Anruf, hat es sich anders überlegt, und nach der späteren Antwort richtest du dich.

Die Zeilen danach aufteilen, worum die Leute gebeten haben

Filter die Spalte „Was sollen wir als Nächstes tun?“ und mach eine Datei pro Antwort.

Bitte anrufen. Das sind deine Leads. Sie kommen als Leads oder Kontakte ins CRM und werden dem Vertrieb zugewiesen.
Folien per Mail schicken. Schick die Folien. Ob diese Leute überhaupt ins CRM gehören, hängt von den Regeln deiner Firma ab, und auf einer Marketing-Liste sollten sie nicht landen, nur weil sie eine Präsentation wollten.
Erst mal nichts. Nicht importieren. Diese Leute haben dir gesagt, dass du dich nicht melden sollst.

Spalten den CRM-Feldern zuordnen

Leg vor dem Import fest, wohin jede Spalte gehört. Erstell alle eigenen Felder, die du brauchst, vorher im CRM, damit sie beim Zuordnen auftauchen.

CSV-Spalte	CRM-Feld
Q4: Deine E-Mail-Adresse	E-Mail
Q5: Telefonnummer (nur, wenn du einen Anruf möchtest)	Telefon
Q2: Wann willst du etwas ändern?	Ein eigenes Feld „Zeitplan“ oder eine Notiz
Q3: Was sollen wir als Nächstes tun?	Ein eigenes Feld „Gewünschtes Follow-up“ oder eine Notiz
Eine Spalte, die du ergänzt und mit dem Namen der Veranstaltung füllst	Lead-Quelle
Response ID	Ein eigenes Feld „Umfrage-Antwort-ID“

Die Response ID kennzeichnet die Antwort, nicht die Person, denn rifts.to speichert zu einer Antwort weder Namen noch Konto. Wenn nach deinem ersten Import weitere Antworten eingehen, exportier erneut und entferne jede Response ID, die du schon importiert hast, damit nur neue Zeilen hineinkommen.

Manche CRMs verlangen bei einem Lead einen Namen oder eine Firma. Wenn deins das tut und deine Umfrage nicht danach gefragt hat, nimm in die nächste eine Frage „Dein Name und deine Firma“ auf.

Erst einen Testimport machen

Die meisten CRMs haben eine Importfunktion für Kontakte oder Leads. Du lädst die CSV hoch, ordnest jede Spalte einem Feld zu und legst fest, was passiert, wenn es schon einen Datensatz mit derselben E-Mail gibt: aktualisieren, überspringen oder neu anlegen. Die genauen Schritte stehen in der Importanleitung deines CRMs.

Fang mit drei oder vier Zeilen an. Öffne jeden importierten Datensatz und prüf, ob die Telefonnummer ohne Apostroph angekommen ist, ob die eigenen Felder und die Lead-Quelle gefüllt sind und ob bestehende Kontakte so behandelt wurden, wie du es wolltest. Dann importier den Rest.

Vor dem Import die Einwilligung prüfen

Die Antwort auf „Was sollen wir als Nächstes tun?“ steht in derselben Zeile wie die Kontaktdaten, also hält jeder Datensatz fest, womit die Person einverstanden ist. Importier sie zusammen mit dem Kontakt, damit der Vertrieb sie sieht. Schreib in die Umfrage, was du mit den Daten der Leute machst, und mach genau das. Die Regeln für Werbe-Mails, Vertriebsanrufe und SMS unterscheiden sich von Land zu Land, mit der DSGVO in der EU und den US-Regeln zu Anrufen und SMS als zwei Beispielen. Sprich deshalb mit der Person, die in deiner Firma für Compliance zuständig ist, bevor eine Liste ins CRM geht.

Wenn eine CSV nicht mehr reicht

Eine CSV passt für eine einzelne Veranstaltung. Wenn du oft Veranstaltungen machst oder die Leads schon im CRM haben willst, während die Veranstaltung noch läuft, bietet Pro zwei weitere Wege, dieselben Antworten zu lesen. Mit dem MCP-Connector baut Claude die Umfrage für dich, schaut nach, wie sie läuft, und macht aus einem angehängten Export eine Anrufliste, ganz ohne Code. Mit der rifts.to-API liest ein Skript die Antworten und gibt sie an die API deines CRMs weiter.

Häufige Fragen

Kann ich im Gratis-Tarif exportieren?

Nein. Im Gratis-Tarif kannst du jede Antwort über den Admin-Link lesen, und beim Sammeln gibt es keine Obergrenze für die Zahl der Antwortenden. Alle Antworten als CSV herunterzuladen gehört zu Pro.

Enthält der Export den Namen der antwortenden Person?

Nur, wenn deine Umfrage danach gefragt hat. Ein Datensatz enthält die Antworten, eine zufällige ID und den Zeitpunkt, zu dem er abgeschickt wurde, sonst nichts. Siehe Was „anonym“ tatsächlich bedeutet.

Wie vermeide ich, dieselbe Person zweimal zu importieren?

Entferne in der Tabelle doppelte Einträge anhand der E-Mail, wähl beim Import für bestehende Datensätze „aktualisieren“ oder „überspringen“ und speicher die Response ID im CRM, damit du einen späteren Export dagegen filtern kannst.

Die Liste ist nur so lang wie die Zahl derer, die geantwortet haben

Auch ein sorgfältiger Import bringt niemanden auf die Liste, der den Code nie gescannt hat.

Sag es laut. Zeig auf den QR-Code und sag, wofür er da ist: „Scannt das für die Folien oder um einen Anruf zu vereinbaren.“
Nenn einen Grund. Leute antworten, wenn sie etwas davon haben: die Folien, eine Aufzeichnung, ein kurzes Gespräch mit jemandem vom Fach.
Stell den Code dahin, wo die Leute Zeit haben. Die letzte Folie während der Fragerunde, ein Schild auf Augenhöhe am Stand, der Webinar-Chat. Druck den Link unter den Code, für alle am Laptop. Eine Umfrage per Link oder QR-Code teilen erklärt beides.
Schick ihn noch einmal. Setz den Link am nächsten Morgen in die Follow-up-Mail. Antworten auf eine Umfrage nach der Veranstaltung bekommen erklärt das Timing.