So sammelst du Konferenz-Leads mit einer QR-Code-Umfrage

Was eine Umfrage dem Badge-Scan und der Visitenkarte voraushat

Die meisten Wege, auf Konferenzen Leads zu sammeln, verraten dir, wer jemand ist, und nichts darüber, was die Person will. Ein Badge-Scan liefert Name, Firma und Jobtitel. Eine Visitenkarte im Glas liefert weniger. Keins von beiden sagt dir, ob jemand nächste Woche eine Demo möchte oder nur den Gratis-Kuli mitnehmen wollte. Also bekommt jeder Name dieselbe Follow-up-Mail, und das Vertriebsteam arbeitet die Liste in der Reihenfolge ab, in der sie hereinkam.

Eine kurze Umfrage hinter einem QR-Code stellt die Frage, die der Scan nicht stellen kann: Was sollen wir als Nächstes tun? Wer „Bitte anrufen“ antwortet, sagt dir, wen du zuerst anrufst, wie du die Person erreichst und wann. Wer nur die Folien möchte, bekommt die Folien und sonst nichts. Du gehst aus der Veranstaltung mit einer Liste, die nach Interesse sortiert ist, in den Worten der Teilnehmenden selbst.

Wo der QR-Code hingehört

• Auf die letzte Folie deines Vortrags. Lass sie während der Fragerunde stehen. Dann ist der Raum am interessiertesten und hat die Handys schon in der Hand.
• An deinen Stand. Ein gedrucktes Schild oder ein Tischaufsteller auf Augenhöhe, mit einer Zeile, die sagt, was es gibt: „Scannen für die Folien oder für einen Gesprächstermin.“
• In die Mail nach der Veranstaltung. Derselbe Link funktioniert in der Nachricht, die du an alle Teilnehmenden schickst. Wer den Code vor Ort verpasst hat, kann sich trotzdem noch melden.

Die Leute scannen mit der Handykamera und antworten im Browser. Keine App, kein Konto, und das zählt in einer vollen Halle zwischen zwei Sessions. Wie du die Leute tatsächlich zum Scannen bringst, steht im letzten Abschnitt unten.

Was du fragen solltest

Fünf oder sechs Fragen sind die Obergrenze. Jede sollte entweder den Lead einordnen oder dir sagen, wie du ihn erreichst. Für einen Vortrag über ein Softwareprodukt könnte die Umfrage so aussehen:

1. Was beschreibt dich am besten? Multiple Choice: prüfe gerade Tools für mein Team, nutze schon etwas Ähnliches, bin wegen des Vortrags da.
2. Wann willst du etwas ändern? Multiple Choice: dieses Quartal, dieses Jahr, noch keine Pläne.
3. Was sollen wir als Nächstes tun? Multiple Choice: Folien per Mail schicken, bitte anrufen und durchsprechen, erst mal nichts.
4. Deine E-Mail-Adresse. Freitext.
5. Deine Telefonnummer. Freitext.
6. Beste Zeit für einen Anruf. Multiple Choice: vormittags, nachmittags, egal.

Die ersten beiden Fragen übernehmen die Qualifizierung, die sonst im ersten Vertriebsgespräch passiert. Die dritte ist die wichtigste: Hier sagt dir die Person schriftlich, welche Art von Follow-up ihr recht ist. Wie sich jeder Fragetyp verhält, steht unter Fragetypen.

Verlang nicht von allen eine Telefonnummer

Im Gratis-Tarif ist jede Frage Pflicht. Für Feedback passt das, aber eine Pflicht-Telefonnummer vergrault alle, die nur die Folien wollten. Es gibt zwei Auswege.

Nimm zwei Umfragen. Das Feedback zu deiner Session kommt in eine Umfrage, die Bitte um Kontakt in eine zweite, mit eigenem QR-Code: „Folien oder ein Gespräch gewünscht? Hier scannen.“ Wer den zweiten Code scannt, will kontaktiert werden, also dürfen dort alle Fragen Pflicht sein. Frag „Was sollen wir als Nächstes tun?“ und dann eine Freitextfrage, die den Rest trägt: „Deine E-Mail oder Telefonnummer und wann du am besten erreichbar bist.“ Das Dashboard zeigt die Antworten jeder Frage getrennt, also gehört alles, was du zusammen lesen musst, in eine Antwort. Das funktioniert im Gratis-Tarif.

Nutze Antwortregeln. Mit Pro kann eine Frage optional sein oder nur dann Pflicht, wenn eine frühere Multiple-Choice-Antwort passt. Mach die E-Mail-Frage zur Pflicht, wenn jemand „Folien per Mail schicken“ oder „Bitte anrufen“ wählt, und Telefonnummer und Uhrzeit nur bei „Bitte anrufen“. Alle sehen trotzdem jede Frage, denn die Regeln entscheiden, was beantwortet werden muss, nicht was erscheint. Schreib es deshalb in die Frage selbst: „Telefonnummer (nur, wenn du einen Anruf möchtest)“.

Feedback bleibt anonym, Kontaktdaten laufen getrennt

rifts.to speichert eine Antwort ohne Namen, E-Mail oder Konto, also ist Session-Feedback von Haus aus anonym. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, die jemand in eine Antwort tippt, ändert das: Sie ist dann Teil der Antwort, und wer die Ergebnisse liest, sieht, von wem sie stammt. Der Hilfeartikel Was „anonym“ tatsächlich bedeutet erklärt das im Detail.

Stell also keine Kontaktfragen in die Umfrage, in der du um eine ehrliche Bewertung deines Vortrags bittest. Wer einen Anruf möchte und die Demo trotzdem zu lang fand, sollte sich nicht zwischen beidem entscheiden müssen. Lass die Feedback-Umfrage für sich laufen und beschränk die Lead-Umfrage auf Vertriebsfragen, ob als zweite Umfrage im Gratis-Tarif oder als eine Umfrage mit Antwortregeln in Pro.

Frag in klaren Worten um Erlaubnis

Schreib direkt in die Frage, was du mit den Daten machst: „Wir schicken dir die Folien und melden uns noch einmal. Kein Newsletter.“ oder „Jemand aus unserem Team ruft dich einmal an.“ Leute geben eher eine echte Telefonnummer an, wenn sie wissen, wofür sie genutzt wird.

Die Antwort auf „Was sollen wir als Nächstes tun?“ steht im selben Datensatz wie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. In deinen Daten steht also, worum jede Person gebeten hat. Das hilft, wenn der Vertrieb den Lead eine Woche später übernimmt. Es ersetzt aber nicht, die Regeln dort zu kennen, wo du verkaufst: Die Einwilligungspflichten für Werbe-Mails, Vertriebsanrufe und SMS unterscheiden sich von Land zu Land, mit der DSGVO in der EU und den US-Regeln zu Vertriebsanrufen und SMS als zwei gängigen Beispielen. Sprich mit der Person, die in deiner Firma für Compliance zuständig ist, bevor du die Liste importierst, und setz niemanden, der nur die Folien wollte, auf eine Marketing-Liste.

So kommen die Leads in dein CRM

Während der Veranstaltung lässt du die Ergebnisse am Stand auf einem Handy oder Laptop offen. Antworten erscheinen, sobald sie eintreffen: Die Zahl bei „Bitte anrufen“ steigt, und die neuesten Kontaktdaten stehen oben in der Freitextliste. So kann das Standteam nachhaken, solange die Leute noch da sind.

Nach der Veranstaltung kannst du mit Pro jede Antwort als CSV-Datei herunterladen, mit einer Zeile pro Person und einer Spalte pro Frage. Das ist die einzige Ansicht, die alle Antworten einer Person zusammenhält, und genau das braucht ein CRM. Die meisten CRMs, darunter HubSpot, Salesforce und Pipedrive, importieren CSV direkt: Ordne die E-Mail-Spalte dem Feld E-Mail zu, die Telefonspalte dem Feld Telefon und die Antworten zu Zeitplan und nächstem Schritt eigenen Feldern oder Notizen. Vor dem Import:

• Räum die Freitextantworten auf. Darin steht, was die Leute getippt haben, mit oder ohne Ländervorwahl, Leerzeichen und Tippfehler. Korrigier, was geht, und wirf raus, was offensichtlich erfunden ist.
• Entferne den Apostroph vor Telefonnummern, die mit + beginnen. Der Export setzt vor jede Antwort, die mit =, +, - oder @ beginnt, einen Apostroph, damit eine Tabellenkalkulation sie nicht als Formel behandelt. Die Tabelle blendet ihn aus, ein CRM-Import übernimmt ihn, solange du ihn nicht entfernst.
• Teil die Liste nach dem nächsten Schritt auf. Importier die „Bitte anrufen“-Antworten als Leads für den Vertrieb und die „Folien per Mail schicken“-Antworten als eigene Liste, die die Folien bekommt und sonst nichts.

Wenn du die Leads mit Kolleginnen und Kollegen teilen willst, ohne eine Tabelle weiterzuleiten, gib ihnen über „Mitarbeiter verwalten“ Zugriff auf die Umfrage. Auch das gehört zu Pro.

Die Übergabe mit der API oder Claude automatisieren

Für eine Veranstaltung reicht eine CSV. Wenn dein Team jeden Monat an einem Stand steht, bietet Pro zwei Wege, den Download zu überspringen und Leads automatisch ins CRM zu bringen.

Die rifts.to-API liefert die Fragen einer Umfrage und alle Antworten als JSON, authentifiziert mit einem Token aus deinen Kontoeinstellungen. Ein kurzes Skript kann die Umfrage während der Veranstaltung alle paar Minuten abrufen, die „Bitte anrufen“-Antworten herausziehen und für jede einen Lead in deinem CRM anlegen. So kann jemand im Büro eine Person anrufen, die noch im Gebäude ist.

Der rifts.to-MCP-Connector macht dasselbe über Claude, ganz ohne Code. Einmal verbunden, kannst du Claude bitten, die Lead-Umfrage nach deiner Beschreibung zu bauen und nach der Veranstaltung alle aufzulisten, die um einen Anruf gebeten haben, mit Telefonnummer und Zeitplan. Ist auch dein CRM mit Claude verbunden, kann Claude diese Leute als Kontakte anlegen, und du prüfst, was dabei angelegt wurde.

Beide lesen dieselben Antworten, die du im Dashboard siehst, und beide gehören zu Pro.

Melde dich, solange sie sich noch an dich erinnern

Ruf die „Bitte anrufen“-Leads innerhalb von ein, zwei Tagen an, solange sie deinen Vortrag oder deinen Stand noch im Kopf haben. Steig mit dem ein, was sie dir gesagt haben: „Sie hatten geschrieben, dass Sie sich das fürs nächste Quartal anschauen.“ Das zeigt, dass du die Antwort gelesen hast, und erspart die Qualifizierungsfragen, die schon beantwortet sind. Wer die Folien per Mail wollte, bekommt genau das und höchstens eine kurze Nachfass-Mail.

Eine Gratis-Umfrage nimmt ab dem Erstellen 7 Tage lang Antworten an, das deckt eine Konferenz und die Woche danach ab. Wenn derselbe QR-Code bei deiner nächsten Veranstaltung weiter funktionieren soll, lies Das kostenlose 7-Tage-Fenster. Für die Feedback-Seite derselben Veranstaltung siehe Konferenzteilnehmende in Echtzeit befragen.

Häufige Fragen

Brauchen die Teilnehmenden eine App oder ein Konto?

Nein. Sie scannen den QR-Code mit der Handykamera und antworten im Browser.

Ist das Sammeln von Leads kostenlos?

Antworten zu sammeln ist kostenlos, ohne Obergrenze dafür, wie viele Leute antworten, und über deinen Admin-Link kannst du jede Antwort lesen. CSV-Export, optionale Fragen und Antwortregeln, Zugriff für Kolleginnen und Kollegen sowie die API und der MCP-Connector gehören zu Pro.

Kann ich neben E-Mail-Adressen auch Telefonnummern sammeln?

Ja. Nimm für beides je eine Freitextfrage. Eine Freitextantwort ist genau das, was die Person getippt hat, also bereinige die Nummern vor dem Import.

Ersetzt das unseren Badge-Scanner?

Es ergänzt ihn. Der Scan sagt dir, wer vorbeigekommen ist, die Umfrage, was die Leute als Nächstes wollen. Scanne alle am Stand und schick die, mit denen sich ein echtes Gespräch lohnt, zum QR-Code.

So scannen die Leute den Code auch wirklich

Ein QR-Code auf einer Folie sammelt von allein nichts. Bitte laut darum und mach es leicht, mitzumachen.

• Nenn einen Grund in einem Satz. „Scannt das für die Folien, und kreuzt an, wenn ihr einen Anruf wollt“ holt die Handys raus. Ein Code ohne Erklärung sieht nach Hausaufgabe aus.
• Lass ihn während der Fragen stehen. Die Fragerunde ist der längste Teil eines Vortrags, in dem die Folie nicht wechseln muss, und der Raum hört noch zu.
• Schreib den Link unter den Code. Manche sitzen am Laptop, und manche Handys stellen aus der letzten Reihe nicht scharf. Teste den Code vor dem Start von hinten im Raum.
• Stell die Ergebnisse am Stand offen hin. Wenn jemand direkt an deinem Tisch „Bitte anrufen“ wählt, kann das Gespräch gleich dort beginnen.
• Schick den Link am nächsten Morgen noch einmal. Pack ihn in die Mail nach der Veranstaltung, für alle, die ihn verpasst haben. Antworten auf eine Umfrage nach der Veranstaltung bekommen erklärt das Timing.