Sind anonyme Mitarbeiterbefragungen wirklich anonym?

Die kurze Antwort

Manchmal. Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann anonym, wenn niemand, auch nicht der Anbieter des Umfragetools, eine Antwort mit der Person verknüpfen kann, die sie gegeben hat. Viele Befragungen, die als anonym verkauft werden, sind in Wahrheit vertraulich: Die Plattform weiß, wer geantwortet hat, und verspricht, das deiner Führungskraft nicht zu zeigen. Dieses Versprechen lässt sich halten, und oft wird es auch gehalten. Anonymität ist trotzdem etwas anderes, und Mitarbeitende fragen zu Recht, was davon man ihnen gerade anbietet.

Anonym oder vertraulich

Vertraulich heißt: Daten, die dich identifizieren, werden erhoben und unter Verschluss gehalten. Der Link zur Befragung hängt an deinem Login oder deiner E-Mail-Adresse, die Plattform speichert, wer du bist, direkt neben dem, was du gesagt hast, und der Bericht für deinen Arbeitgeber ist so gefiltert, dass keine Einzelpersonen auftauchen. Wer Admin- oder Datenbankzugriff hat, sieht die Verknüpfung trotzdem.

Anonym heißt: Daten, die dich identifizieren, werden gar nicht erst erhoben. An der Antwort hängt kein Name, keine E-Mail-Adresse, keine Personalnummer und kein persönlicher Link, also gibt es später nichts nachzuschlagen. Die Antwort lässt sich nicht zurückverfolgen, weil diese Verbindung nie hergestellt wurde.

Große Plattformen für Mitarbeiterbefragungen arbeiten meist vertraulich, weil man für Auswertungen nach Team, Standort und Betriebszugehörigkeit wissen muss, wer wo arbeitet. Bei Culture Amp zum Beispiel sind Standardbefragungen von Haus aus zugeordnet: Jede Antwort ist mit dem Profil der Person verknüpft, und eine Befragung ohne Zuordnung ist die Ausnahme. „Anonym“ in einer Einladungsmail heißt also oft nur: „Wir zeigen deinen Namen nicht im Bericht.“

Sechs Wege, auf denen eine anonyme Mitarbeiterbefragung Leute erkennbar macht

1. Der Link weiß, wer du bist

Kam die Einladung als persönlicher Link in dein Postfach, oder sollst du dich vorher mit deinem Arbeitskonto anmelden, kann die Plattform deine Antworten dir zuordnen. Manche Tools nutzen das nur, um doppelte Antworten zu verhindern. Die Verknüpfung gibt es so oder so.

2. Die Gruppe ist zu klein

Ein Ergebnis für ein Team aus vier Leuten ist nicht anonym, egal was das Tool macht. Sieht deine Führungskraft, dass eine Person ihr 1 von 5 gegeben hat, und drei der vier sind bekanntermaßen Fans, dann weiß sie auch, wer die vierte ist. Culture Amp und Qualtrics blenden genau deshalb Ergebnisse für Gruppen unter einer Mindestgröße aus, standardmäßig fünf Personen. Selbst dann lässt sich der Wert einer ausgeblendeten Gruppe manchmal ausrechnen, indem man die sichtbaren Gruppen vom Gesamtergebnis abzieht. Deshalb bieten beide einen zusätzlichen Schutz dagegen.

3. Demografische Fragen grenzen es ein

Abteilung, Standort, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Hierarchiestufe, Altersgruppe. Jede Angabe für sich ist harmlos. Kombiniere drei davon, und ein Bericht beschreibt genau eine Person: die einzige Person aus der Entwicklung im Büro in Denver, die letztes Jahr angefangen hat.

4. Freitextantworten klingen nach dir

Kommentare sind bei den meisten Befragungen der nützlichste Teil und am leichtesten zuzuordnen. Ein bestimmtes Projekt, eine Formulierung, die du immer benutzt, oder eine Beschwerde, die du schon im Meeting vorgebracht hast, verrät dich allen, die das Team kennen.

5. Metadaten, die die Befragung nie zeigt

Online-Umfragetools protokollieren oft eine IP-Adresse, einen Standort oder den genauen Zeitpunkt, zu dem jede Antwort eingegangen ist. Qualtrics zum Beispiel speichert bei seinen anonymen Links IP-Adresse und Standort, solange die Person, der die Befragung gehört, die Option „Anonymize responses“ nicht einschaltet. Die meisten, die eine Befragung durchführen, schauen sich diese Daten nie an. Aber „der Bericht zeigt es nicht“ und „es wurde nie erfasst“ sind zwei verschiedene Aussagen.

6. Wer die Rohdaten sehen kann

Ein Dashboard mit Datenschutz-Schwellen ist nur so stark wie der Export-Button daneben. Frag, wer einzelne Antworten herunterladen kann und ob darunter jemand ist, dem du unterstellt bist.

So erkennst du, ob deine Befragung anonym ist

Bevor du etwas sehr Offenes schreibst, darfst du der Personalabteilung oder wem auch immer, der die Befragung verschickt hat, diese Fragen stellen:

• Haben alle denselben Link bekommen, oder ist meiner persönlich?
• Muss ich mich für die Befragung anmelden?
• Speichert das Tool meinen Namen, meine E-Mail-Adresse, meine Personalnummer oder meine IP-Adresse zusammen mit meinen Antworten?
• Ab welcher Gruppengröße wird ein Ergebnis angezeigt?
• Wer kann einzelne Antworten exportieren, auch Freitextkommentare?

Lautet die ehrliche Antwort auf die ersten drei „derselbe Link, keine Anmeldung, nichts gespeichert“, ist die Befragung in dem Sinn anonym, auf den es ankommt. Wenn nicht, kann sie trotzdem vertraulich und gut gemacht sein. Antworte mit diesem Wissen im Hinterkopf.

So führst du eine anonyme Mitarbeiterbefragung durch, der die Leute vertrauen

Wenn du die Befragung verschickst, ist das Ziel, dass die Mitarbeitenden die Anonymität selbst prüfen können, statt sie dir einfach glauben zu müssen.

• Schick allen denselben Link. Poste ihn im Teamkanal oder zeig am Ende eines Meetings einen QR-Code. Ein geteilter Link kann nicht persönlich sein.
• Lass demografische Fragen weg, mit denen du nichts anfangen wirst. Jedes zusätzliche Feld macht kleine Gruppen noch kleiner.
• Werte keine Gruppen unter fünf Personen aus. Bei einem kleinen Team schau dir die Ergebnisse des ganzen Teams zusammen an, oder akzeptiere, dass sich manche Fragen besser auf anderem Weg stellen lassen.
• Sag konkret, was das Tool speichert. „Kein Login, keine E-Mail-Adresse, nichts an deiner Antwort“ ist glaubwürdig. „Diese Befragung ist anonym“ allein ist es nicht, jedenfalls für alle, die schon eine erlebt haben, die es nicht war.
• Zeig, was sich geändert hat. Das stärkste Signal für Vertrauen ist die nächste Einladung, in der steht: „Letztes Mal habt ihr uns X gesagt, und das haben wir daraufhin gemacht.“

rifts.to ist für den Ansatz mit einem einzigen Link gebaut. Alle antworten über denselben Link oder QR-Code, niemand meldet sich an, und eine Antwort wird nie mit der Person verknüpft, die sie geschrieben hat: Gespeichert wird die Antwort mit ihrer Umfrage und dem Zeitpunkt, zu dem sie ankam, ohne Namen, E-Mail-Adresse, Konto, IP-Adresse oder Teilnehmer-ID. Wie die meisten Websites nutzt rifts.to Analytics, beschrieben in der Datenschutzerklärung; Umfrageantworten bleiben dort außen vor. Was oben über kleine Teams und erkennbare Kommentare steht, gilt trotzdem, denn das kann kein Tool beheben. Wie du das Schritt für Schritt einrichtest, steht in So machst du eine anonyme Umfrage im Team.

Warum Anonymität die Antworten verändert

Soziale Erwünschtheit ist die Neigung, die Antwort zu geben, mit der man gut dasteht, statt der wahren. Am Arbeitsplatz zeigt sie sich so: Führungskräfte werden etwas besser bewertet, als die Leute sie erleben, es wird Zufriedenheit gemeldet, die nicht da ist, und Kritik an allen, die über die eigene Karriere mitentscheiden, fällt stillschweigend weg.

Anonymität ist das wichtigste Gegenmittel. Wenn die Leute sicher sind, dass eine Antwort nicht auf sie zurückfällt, wird der Abstand zwischen dem, was sie angeben, und dem, was sie denken, kleiner. Fragen zu Führung, Arbeitslast, fairer Bezahlung und kaputten Abläufen bekommen dann meist offenere und kritischere Antworten. Genau diese Daten brauchst du, wenn die Befragung etwas verändern soll.

Häufige Fragen

Kann mein Arbeitgeber meine Antworten in einer anonymen Befragung sehen?

Deine Antworten sieht er. Ob er sieht, dass es deine sind, hängt von den Punkten oben ab: wie du an den Link gekommen bist, ob du dich angemeldet hast, wie klein deine Gruppe ist und was du in die Kommentare geschrieben hast.

Kann die Personalabteilung nachverfolgen, wer eine anonyme Befragung ausgefüllt hat?

Mit einem persönlichen Link oder einer Pflichtanmeldung kann die Plattform meist erkennen, wer geantwortet hat, auch wenn der Bericht es nicht zeigt. Manche Tools geben eine Liste heraus, wer noch nicht geantwortet hat, damit Erinnerungen verschickt werden können. Das geht nur, wenn das Tool weiß, wer schon geantwortet hat. Mit einem geteilten Link ohne Anmeldung gibt es nichts nachzuverfolgen.

Soll ich trotzdem ehrlich antworten?

Meistens ja, mit Augenmaß. Bewertungsskalen in einer großen Gruppe sind schwer zurückzuverfolgen. Konkrete Freitextkommentare in einem kleinen Team sind leicht zurückzuverfolgen. Wenn ein Punkt wichtig ist und dich verraten würde, sprichst du ihn vielleicht besser direkt an oder im Gespräch mit der Führungskraft deiner Führungskraft.